Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Vantaa Palveluskoirayhdistys ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 25.05.2018. Viimeisin muutos 30.07.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Vantaan Palveluskoirayhdistys ry https://vantaanpalveluskoirayhdistys.com/
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Jäsensihteeri/ rahastonhoitaja sähköposti: vpy.jasensihteeri (at) gmail.com
3. Rekisterin nimi
Vantaan Palveluskoirayhdistys ry:n jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus joka on dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen. Perustuu jäsenanomuksessa annettuihin tietoihin: nimi, osoite, sähköpostiosoite. Sopimus, jossa rekisteröity on osallisena, perustuu yhdistyslakiin. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on jäsenyys a.o. yhdistyksessä. VANTAAN PALVELUSKOIRAYHDISTYS RY (VPY RY) Sivu 2 / 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena: yhteydenpito jäsenistöön, kokouskutsut ja jäsenmaksut sekä muu tiedottaminen jäsenistölle. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, jäsenyyden laji (varsinainen/perhe tai kunniajäsen), yhteystiedot (sähköpostiosoite sekä osoite). Jäsenen tiedot säilytetään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa. Eroamisen/ erottamisen jälkeen tietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan. Jäsenrekisteri on excel-taulukkomuotoinen ja sitä ylläpitää jäsensihteeri/ rahastonhoitaja.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäsenyyttä hakevalta www-lomakkeella lähetetystä viestistä tai sähköpostitse, jossa henkilö luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkistaa siltä osin kuin on sovittu jäsenen kanssa. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Jos rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimella, niiden laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaan kuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti jäsensihteerin sekä sihteerin toimesta, joiden tehtävänkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10.Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla rekisterinpitäjälle. rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa yhdistyksen jäsenelle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).